Integritetspolicy för Föreningen Vetenskap och Folkbildning

Parter och ansvar för behandlingen av dina personuppgifter

Föreningen Vetenskap och Folkbildning, organisationsnummer 814800-7068 (nedan kallad föreningen), är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som sker inom ramen för föreningens verksamhet såsom beskrivs i föreningens stadgar.

Allmänt

För att tydliggöra hur vi hanterar dina personuppgifter har vi upprättad denna integritetspolicy i enlighet med det nya EU-direktivet, GDPR (General Data Protection Regulation), som börjar gälla den 25 maj 2018. Här beskriver vi hur vi hanterar dina personuppgifter i samband med att du blir medlem i föreningen, besöker våra webbsidor eller när du på annat sätt är i kontakt med oss. I policyn hittar du även information om vilka rättigheter du har gällande hanteringen av dina personuppgifter i enlighet med GDPR.

Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt (med eller utan andra uppgifter) kan kopplas till dig, t.ex. namn, personnummer eller IP-adress. Alla former av åtgärder med personuppgifter är personuppgiftsbehandling, till exempel insamling, registrering, organisering, lagring, bearbetning eller ändring, läsning, användning, utlämning, spridning eller annat tillhandahållande av uppgifter, sammanställning eller samkörning, blockering, radering eller förstöring.

Hur samlar vi in personuppgifter?

Personuppgifter samlas in vid registrering av medlemsuppgifter eller vid anmälan till evenemang och liknande aktiviteter. Detta kan ske skriftligt eller via digitala tjänster som tillhandahåll av föreningen, eller via tredje part, bland annat för medlemsadministration, betalningslösningar eller uppdatering av adressuppgifter.

Vilka personuppgifter samlar vi in och varför?

För att kunna administrera medlemskap och ”Min sida”

Personuppgifter behandlas för att möjliggöra följande:

  • Ge behörighet att logga in
  • Säkerställa identitet
  • Hantera prenumerationer och andra utskick

De kategorier av personuppgifter som behandlas är:

  • Namn
  • Kontaktuppgifter (t.ex. adress, e-post, telefonnummer)
  • Statistiska uppgifter (inträdesår, födelseår, kön)
  • Användarnamn och lösenord
  • Betalningsinformation (auto-giro, e-faktura)
  • Inställningar avseende din profil och dina personliga val

Laglig grund:

  • Behandlingen är nödvändig för att administrera dina prenumerationer och rättigheter som medlem, t ex rösträtt vid årsmöte. Statistiska uppgifter används för att förstå föreningens demografiska situation.

Lagringstid

  • Tills att du avslutar ditt konto. Om ditt medlemskap har varit inaktivt i 12 månader raderar vi ditt och tillhörande information, förutsatt att du inte har några skulder till oss. Med inaktivitet menar vi att du inte förnyat din medlemsavgift.

För att kunna genomföra och hantera deltagande i tävlingar och evenemang

Personuppgifter behandlas för att möjliggöra följande:

  • Kommunicera med deltagare som deltar i en tävling eller evenemang som arrangeras av företaget
  • Kommunicera med deltagare innan och efter ett event (t.ex. bekräftelse på anmälningar, frågor eller utvärderingar).
  • Identifiera deltagaren och kontrollera deltagarens ålder
  • Utse vinnare och förmedla vinster

De kategorier av personuppgifter som kan komma att behandlas är:

  • Namn
  • Födelseår
  • Kontaktuppgifter (t.ex. adress, e-post, telefonnummer)
  • Uppgifter lämnade i tävlingsbidrag
  • Uppgifter lämnade i utvärderingar av event

Laglig grund:

  • Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intressea av att hantera ditt deltagande i tävlingar och/eller evenemang.

Lagringstid

  • Från insamlandet och för en tid om 36 månader därefter.

Hur länge sparar vi uppgifter om dig?

Dina personuppgifter sparas endast så länge som det krävs för att uppfylla ändamålen med behandlingen, eller så länge som vi måste lagra dem enligt lag. Se mer om de specifika lagringsperioderna under respektive ändamål ovan.

Delar vi personuppgifter?

Vi delar endast dina personuppgifter när detta är ett lagkrav eller i övrigt då det är tillåtet enligt lag och nödvändigt för att fullgöra våra tjänster till dig. När vi delar med oss av dina uppgifter kommer dessa att användas för samma ändamål som vi från början samlade in dem för. Vi minimerar överföring av personuppgifter till länder utanför EU/EES. I de fall sådant sker, t.ex. vid systemmässig support och underhåll, sker det enligt särskilt högt ställda krav och avtal.

Om så är nödvändigt för föreningens verksamhet kan vi också komma att dela dina personuppgifter med vissa företag som är självständigt personuppgiftsansvariga, såsom myndigheter eller företag som erbjuder självständiga betallösningar eller allmänna varutransporter. Dessa företag styr själva hur informationen ska behandlas i enlighet med sina integritetspolicys.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Vi vidtar nödvändiga legala, tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter från att manipuleras, gå förlorade eller förstöras eller att obehöriga får tillgång till dem. Våra säkerhetsrutiner uppdateras i takt med att tekniken utvecklas och förbättras.

Sociala medier

För närvarande kan du följa oss via sociala medier, bland annat Facebook. På dessa konton ansvarar vi endast för eventuella personuppgifter som vi själva publicerar eller kan påverka publiceringen av.

Hur använder vi cookies?

Information om hur vi använder cookies finns på vår informationssida om cookies. Du kan också läsa mer om cookies på Post- och telestyrelsens webbsida, www.pts.se.

Vilka rättigheter har du?

I enlighet med GDPR har du vissa rättigheter avseende behandlingen av dina personuppgifter.

Tillgång till dina personuppgifter (s.k. registerutdrag)

Du har rätt att begära att få tillgång till dina uppgifter via ett registerutdrag. Eftersom det är viktigt att vi inte lämnar ut dina personuppgifter till någon annan, måste en begäran om registerutdrag göras skriftligen och undertecknas av dig. Ladda ner blankett för begäran om registerutdrag från vår hemsida www.vof.se. Vi besvarar din förfrågan utan onödigt dröjsmål och som senast inom en månad.

Rättelse av personuppgifter

Du har alltid rätt att begära att dina personuppgifter rättas. Du har själv möjlighet att logga in på ”Min sida” och rätta felaktiga uppgifter, alternativt kontakta vårt kansli (kansli@vof.se).

Radering av dina personuppgifter

Du kan begära radering av dina personuppgifter, under förutsättning att vi inte har en skyldighet att spara personuppgifterna i enlighet med gällande lagar och regler. Var dock uppmärksam på att det inte är praktiskt möjligt för oss att fullfölja våra medlemsåtaganden om vi ombes radera dina personuppgifter. Sådan radering medför i praktiken ett utträde ur föreningen.

Begränsning av behandling

Du har rätt att när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter som grundar sig på en intresseavvägning. Du har även rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas för marknadsföringsändamål. Det innebär att du har rätt att säga nej till nyhetsbrev och andra marknadsföringsutskick från oss. Om du invänder mot marknadsföring kommer dina personuppgifter inte längre att behandlas för sådana ändamål.

Hur kontaktar du oss lättast vid frågor om dataskydd?

Om du har frågor kopplat till dataskydd och integritet eller anser att vi hanterat dina personuppgifter på ett felaktigt sätt kan du alltid kontakta oss via vår kundtjänst på kansli@vof.se.

Klagomål till tillsynsmyndighet

Den som anser att det förekommer felaktig hantering av personuppgifter kan framställa klagomål till Datainspektionen/Integritetsskyddsmyndigheten, som är ansvarig för tillsyn enligt gällande dataskyddslagstiftning.

Vetenskap och Folkbildning